Przy pierwszym uruchomieniu programu dostępna jest możliwość wyboru rodzaju struktury organizacyjnej. W wersji do obsługi jednego podmiotu gospodarczego najczęstszym wyborem jest schemat typu: "wydział / stanowisko", a w wersji do obsługi wielu podmiotów gospodarczych - schemat typu: "firma / wydział / stanowisko".
Rodzaj struktury organizacyjnej może zostać zmieniony na dowolnym etapie eksploatacji programu, w funkcji "Kody" - "Parametry struktury organizacyjnej", gdzie do wyboru jest 5 poziomów struktury organizacyjnej. Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" dwa pierwsze poziomy oznaczone będą jako "wykorzystywane", z nazwami odpowiednio: "wydział" i "stanowisko". Pozostałe 3 poziomy struktury będą oznaczone jako "niewykorzystywane".
W funkcji "Kody" - "Elementy struktury organizacyjnej" utworzyć (i ew. korygować) można listy elementów dla poszczególnych poziomów struktury organizacyjnej - będą wykorzystywane w kartotece poszkodowanego (do opisania miejsca pracy) i kartotece wypadku (do opisania miejsca wypadku).
Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" widoczne będą 2 przyciski: "wydział" i "stanowisko" umożliwiające dostęp do odpowiednich list elementów struktury organizacyjnej. Lista wydziałów zawierać powinna wszystkie wydziały, ale lista stanowisk zawierać powinna tylko elementy unikalne, co oznacza, że jeśli stanowisko "ślusarz" występuje w kilku wydziałach, to na liście umieszczone powinno być tylko raz. Będzie to lista wyboru do wykorzystania przy tworzeniu struktury organizacyjnej w funkcji "Miejsca Pracy".
Po utworzeniu struktury organizacyjnej można przystąpiś do rejestrowania listy pracowników. Jeśli jest możliwość skorzystania z zasobów programu kadrowego, to dostępny jest program który umożliwia odczytywania pliku xls wygenerowanego przez program kadrowy.
W kartotece pracownika zapisać można wszystkie niezbędne informacje kadrowe pracownika a także informacje dotyczące badań, szkoleń, odzieży, ochron osobistych, materiałów bhp, ryczałtów (w każdej zapisać można daty ostatniego i kolejnego oraz czasookres oraz ew. uzupełnić zapisy archiwalne) oraz uprawnień zawodowych, przeciwwskazań lekarskich, zaleceń dotyczących warunków szkodliwych.
Dostępna jest kartoteka dodatkowego zatrudnienia, dla pracowników na stałe lub okresowo pracujących na dodatkowych stanowiskach.
Możliwe jest rejestrowanie dat zapoznania z oceną ryzyka zawodowego i instrukcją ppoż oraz dwoma dodatkowymi datami których opisy użytkownik może modyfikować we własnym zakresie. Przy zmianie miejsca pracy daty umieszczane są w Historii Pracy pracownika.
Przed utworzeniem zapisów o przydziałach w kartotece pracownika powinna zostać utworzona lista pozycji, które będą wykorzystywane przy tworzeniu takich zapisów.
Listę pozycji z poszczególnych kartotek w funkcji "Kody". Każda z pozycji opisywana jest unikalnym numerem (indeksem), nazwą, jednostką miary oraz czasookresem i rodzajem. Rodzaje służą do dodatkowego podziału wykorzystywanego przy tworzeniu zestawień.
Lista przydziałów pracownika tworzona jest na podstawie listy indeksów i uzupełniana jest o daty przydziałów - szczególne znaczenia ma data przydziału kolejnego, bo według niej możliwe będzie tworzenie zestawień .
W funkcji "Narzędzia" - "Parametry programu" - zakładka "Uruchomienie programu" można wskazać, że program po uruchomieniu zaproponuje pokazanie listy zawierającej zapisy ze wskazanych kartotek dla których daty przydziałów kolejnych mieścić się będą w zakresie "wstecz o x dni" i "do przodu o x dni" w porównaniu z "datą dzisiejszą".
