BHP - Odzież, Ochrony -
pytania i odpowiedzi

Jak zacząć pracę z programem?
  • Przy pierwszym uruchomieniu programu dostępna jest możliwość wyboru rodzaju struktury organizacyjnej. W wersji do obsługi jednego podmiotu gospodarczego najczęstszym wyborem jest schemat typu: "wydział / stanowisko", a w wersji do obsługi wielu podmiotów gospodarczych - schemat typu: "firma / wydział / stanowisko".
  • Rodzaj struktury organizacyjnej może zostać zmieniony na dowolnym etapie eksploatacji programu, w funkcji "Kody" - "Parametry struktury organizacyjnej", gdzie do wyboru jest 5 poziomów struktury organizacyjnej. Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" dwa pierwsze poziomy oznaczone będą jako "wykorzystywane", z nazwami odpowiednio: "wydział" i "stanowisko". Pozostałe 3 poziomy struktury będą oznaczone jako "niewykorzystywane".
  • W funkcji "Kody" - "Elementy struktury organizacyjnej" utworzyć (i ew. korygować) można listy elementów dla poszczególnych poziomów struktury organizacyjnej - będą wykorzystywane w kartotece poszkodowanego (do opisania miejsca pracy) i kartotece wypadku (do opisania miejsca wypadku).
  • Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" widoczne będą 2 przyciski: "wydział" i "stanowisko" umożliwiające dostęp do odpowiednich list elementów struktury organizacyjnej. Lista wydziałów zawierać powinna wszystkie wydziały, ale lista stanowisk zawierać powinna tylko elementy unikalne, co oznacza, że jeśli stanowisko "ślusarz" występuje w kilku wydziałach, to na liście umieszczone powinno być tylko raz. Będzie to lista wyboru do wykorzystania przy tworzeniu struktury organizacyjnej w funkcji "Miejsca Pracy".
  • Po utworzeniu struktury organizacyjnej można przystąpiś do rejestrowania listy pracowników. Jeśli jest możliwość skorzystania z zasobów programu kadrowego, to dostępny jest program który umożliwia odczytywania pliku xls wygenerowanego przez program kadrowy.
  • W kartotece pracownika zapisać można (oprócz informacji kadrowych) także rozmiary pracownika oraz informacje o szafkach odzieżowych.
Jak tworzyć zapisy w kartotekach przydziałów?
  • Przed utworzeniem zapisów o przydziałach w kartotece pracownika powinna zostać utworzona lista pozycji, które będą wykorzystywane przy tworzeniu takich zapisów.
  • Listę pozycji dotyczących odzieży, ochron i materiałów można utworzyć w funkcji "Kody". Każda z pozycji opisywana jest unikalnym numerem (indeksem), nazwą, jednostką miary oraz czasookresem wymiany i rodzajem. W przypadku kartoteki odzieży rodzaje służą nie tylko do podziału wykorzystywanego przy tworzeniu zestawień, ale i do połączenia rozmiarów z kartoteki pracownika z indeksem magazynowym.
  • Lista przydziałów pracownika tworzona jest na podstawie listy indeksów i uzupełniana jest o daty przydziałów - szczególne znaczenia ma data przydziału kolejnego, bo według niej możliwe będzie tworzenie dokumentu RW oraz tworzone będą zestawienia.
  • Utworzenie dokumentu RW możliwe będzie dla przydziałów dla których data kolejnego przydziału jest późniejsza od "daty dzisiejszej".
  • Po zapisaniu dokumentu RW program zmieni daty przydziałów kolejnych na daty zgodne z czasookresem wymiany liczone albo od daty w któej przydział miał być wykonany albo od daty faktycznego wydania - zmiana sposobu liczenia możliwa jest w funkcji "Narzędzia" - "Parametry przydziałów pracowniczych".
Jak połączyć listę indeksów magazynowych z listą przydziałów w kartotece pracownika?
  •  Jeśli wykorzystywany jest moduł "Magazyn", to należy połączyć listę indeksów magazynowych z listą pozycji przydzielanych pracownikom. Program umożliwia traktowanie tych list jako oddzielnych, aby w kartotece pracownika widoczne były przydziały zgodne z zakładową tabelą przydziałów (np. "buty robocze"), a w magazynie była możliwość zapisania wielu indeksów dotyczących np. butów roboczych (od wielu dostawców). Taki sposób powoduje, że zmiany listy indeksów magazynowych nie powodują konieczności zmian w zapisach o przydziałach pracowniczych.
  • Do połączenia obu list służy funkcja dostępna w "Kody" - lista odzieży (ochron, materiałów), dla wskazanego indeksu - o nazwie "Lista indeksów magazynowych związanych ze wskazaną pozycją". Jeśli taka lista dla wskazanego indeksu zostanie utworzona, to po utworzeniu dokumentu RW a przed jego zapisaniem wymagane będzie wybranie indeksu magazynowego, który faktycznie zostaje wydany pracownikowi. Stan takiego indeksu w magazynie zostanie pomniejszony o ilość z RW.
W jaki sposób program łączy rozmiary odzieży pracownika z przydziałami?
  •  Jeśli wykonywane jest zestawienie z przydziałów odzieży pracowników, w którym jest możliwość podziału na rozmiary, to rozmiary z kartoteki pracownika dobierane są zgodnie ze schematem: "indeks z kartoteki przydziałów odzieży pracownika" - "rodzaj odzieży dla takiego indeksu" - "rodzaje rozmiarów zapisane dla rodzaju odzieży" - "rozmiary z kartoteki pracownika".
  • W programie jest możliwość zmiany nazw poszczególnych rozmiarów oraz zwiększenie ich liczby (ze standardowych 7 do 10) - parametry dostępne są w funkcji "Narzędzia" - "Parametry przydziałów pracowniczych" - "Rozmiary odzieży".
Jak wykonać ponowny przydział np. z powodu przedwczesnego zużycia?
  •  Na liście przydziałów pracownika odszukać indeks, którego ma dotyczyć ponowne wydanie.
  • Po użyciu prawego przycisku myszy widoczna będzie lista dodatkowych funkcji, a wśród nich "protokół zużycia / zwrotu".
  • Po wybraniu tej funkcji będzie możliwość zapisania numeru i daty protokołu oraz wybrania sposobu dalszego działania programu, w tym także możliwość utworzenia dokumentu RW, wydania nowego przydziału w miejsce zwracanego oraz zmiany daty kolejnego przydziału.
  • Fakt wykonania takiego przydziału zostanie zapisana w programie. Będzie widoczna w funkcji "Archiwum", dla indeksu którego operacja dotyczyła i będzie mogła być podstawą do wykonania zestawień z indeksów wymienianych przed terminem.
Jak skorzystać z funkcji przypominania o przydziałach?
  • W funkcji "Narzędzia" - "Parametry programu" - zakładka "Uruchomienie programu" można wskazać, że program po uruchomieniu zaproponuje pokazanie listy zawierającej zapisy ze wskazanych kartotek dla których daty przydziałów kolejnych mieścić się będą w zakresie "wstecz o x dni" i  "do przodu o x dni" w porównaniu z "datą dzisiejszą".