Przy pierwszym uruchomieniu programu dostępna jest możliwość wyboru rodzaju struktury organizacyjnej. W wersji do obsługi jednego podmiotu gospodarczego najczęstszym wyborem jest schemat typu: "wydział / stanowisko", a w wersji do obsługi wielu podmiotów gospodarczych - schemat typu: "firma / wydział / stanowisko".
Rodzaj struktury organizacyjnej może zostać zmieniony na dowolnym etapie eksploatacji programu, w funkcji "Kody" - "Parametry struktury organizacyjnej", gdzie do wyboru jest 5 poziomów struktury organizacyjnej. Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" dwa pierwsze poziomy oznaczone będą jako "wykorzystywane", z nazwami odpowiednio: "wydział" i "stanowisko". Pozostałe 3 poziomy struktury będą oznaczone jako "niewykorzystywane".
W funkcji "Kody" - "Elementy struktury organizacyjnej" utworzyć (i ew. korygować) można listy elementów dla poszczególnych poziomów struktury organizacyjnej - będą wykorzystywane w kartotece poszkodowanego (do opisania miejsca pracy) i kartotece wypadku (do opisania miejsca wypadku).
Przy strukturze typu "wydział / stanowisko" widoczne będą 2 przyciski: "wydział" i "stanowisko" umożliwiające dostęp do odpowiednich list elementów struktury organizacyjnej. Lista wydziałów zawierać powinna wszystkie wydziały, ale lista stanowisk zawierać powinna tylko elementy unikalne, co oznacza, że jeśli stanowisko "ślusarz" występuje w kilku wydziałach, to na liście umieszczone powinno być tylko raz. Będzie to lista wyboru do wykorzystania przy tworzeniu struktury organizacyjnej w funkcji "Miejsca Pracy".
Po utworzeniu struktury organizacyjnej można przystąpiś do rejestrowania listy pracowników. Jeśli jest możliwość skorzystania z zasobów programu kadrowego, to dostępny jest program który umożliwia odczytywania pliku xls wygenerowanego przez program kadrowy.
W kartotece pracownika zapisać można (oprócz informacji kadrowych) także rozmiary pracownika oraz informacje o szafkach odzieżowych.
Przed utworzeniem zapisów o przydziałach w kartotece pracownika powinna zostać utworzona lista pozycji, które będą wykorzystywane przy tworzeniu takich zapisów.
Listę pozycji dotyczących odzieży, ochron i materiałów można utworzyć w funkcji "Kody". Każda z pozycji opisywana jest unikalnym numerem (indeksem), nazwą, jednostką miary oraz czasookresem wymiany i rodzajem. W przypadku kartoteki odzieży rodzaje służą nie tylko do podziału wykorzystywanego przy tworzeniu zestawień, ale i do połączenia rozmiarów z kartoteki pracownika z indeksem magazynowym.
Lista przydziałów pracownika tworzona jest na podstawie listy indeksów i uzupełniana jest o daty przydziałów - szczególne znaczenia ma data przydziału kolejnego, bo według niej możliwe będzie tworzenie dokumentu RW oraz tworzone będą zestawienia.
Utworzenie dokumentu RW możliwe będzie dla przydziałów dla których data kolejnego przydziału jest późniejsza od "daty dzisiejszej".
Po zapisaniu dokumentu RW program zmieni daty przydziałów kolejnych na daty zgodne z czasookresem wymiany liczone albo od daty w któej przydział miał być wykonany albo od daty faktycznego wydania - zmiana sposobu liczenia możliwa jest w funkcji "Narzędzia" - "Parametry przydziałów pracowniczych".
Jeśli wykorzystywany jest moduł "Magazyn", to należy połączyć listę indeksów magazynowych z listą pozycji przydzielanych pracownikom. Program umożliwia traktowanie tych list jako oddzielnych, aby w kartotece pracownika widoczne były przydziały zgodne z zakładową tabelą przydziałów (np. "buty robocze"), a w magazynie była możliwość zapisania wielu indeksów dotyczących np. butów roboczych (od wielu dostawców). Taki sposób powoduje, że zmiany listy indeksów magazynowych nie powodują konieczności zmian w zapisach o przydziałach pracowniczych.
Do połączenia obu list służy funkcja dostępna w "Kody" - lista odzieży (ochron, materiałów), dla wskazanego indeksu - o nazwie "Lista indeksów magazynowych związanych ze wskazaną pozycją". Jeśli taka lista dla wskazanego indeksu zostanie utworzona, to po utworzeniu dokumentu RW a przed jego zapisaniem wymagane będzie wybranie indeksu magazynowego, który faktycznie zostaje wydany pracownikowi. Stan takiego indeksu w magazynie zostanie pomniejszony o ilość z RW.
Jeśli wykonywane jest zestawienie z przydziałów odzieży pracowników, w którym jest możliwość podziału na rozmiary, to rozmiary z kartoteki pracownika dobierane są zgodnie ze schematem: "indeks z kartoteki przydziałów odzieży pracownika" - "rodzaj odzieży dla takiego indeksu" - "rodzaje rozmiarów zapisane dla rodzaju odzieży" - "rozmiary z kartoteki pracownika".
W programie jest możliwość zmiany nazw poszczególnych rozmiarów oraz zwiększenie ich liczby (ze standardowych 7 do 10) - parametry dostępne są w funkcji "Narzędzia" - "Parametry przydziałów pracowniczych" - "Rozmiary odzieży".
Na liście przydziałów pracownika odszukać indeks, którego ma dotyczyć ponowne wydanie.
Po użyciu prawego przycisku myszy widoczna będzie lista dodatkowych funkcji, a wśród nich "protokół zużycia / zwrotu".
Po wybraniu tej funkcji będzie możliwość zapisania numeru i daty protokołu oraz wybrania sposobu dalszego działania programu, w tym także możliwość utworzenia dokumentu RW, wydania nowego przydziału w miejsce zwracanego oraz zmiany daty kolejnego przydziału.
Fakt wykonania takiego przydziału zostanie zapisana w programie. Będzie widoczna w funkcji "Archiwum", dla indeksu którego operacja dotyczyła i będzie mogła być podstawą do wykonania zestawień z indeksów wymienianych przed terminem.
W funkcji "Narzędzia" - "Parametry programu" - zakładka "Uruchomienie programu" można wskazać, że program po uruchomieniu zaproponuje pokazanie listy zawierającej zapisy ze wskazanych kartotek dla których daty przydziałów kolejnych mieścić się będą w zakresie "wstecz o x dni" i "do przodu o x dni" w porównaniu z "datą dzisiejszą".